Meldformulier van twee minuten
Eén scherm, korte vragen, vrije tekst waar dat helpt. Categorieen als val, medicatie, agressie, grensoverschrijdend gedrag en materieel stel je zelf samen, in de woorden die jouw team gebruikt.
Voor kleinschalige zorg
Een incident melden hoort makkelijker te zijn dan het verzwijgen
MIC Melding laat je zorgteam incidenten in twee minuten vastleggen, samen bespreken en omzetten in een verbetering die je later kunt terugvinden.
Geen afrekencultuur, geen formulier van vier kantjes.
Foto: Zakir Rushanly via Pexels
Zo ziet een melding eruit
- Wat gebeurde er, in je eigen woorden
- Wie was erbij en wat is er direct gedaan
- Wat maakte het mogelijk, zonder schuldvraag
- Naar wie gaat de melding en wanneer bespreken we hem
Het knelpunt
Het formulier ligt in de kast, het incident zit in het hoofd
In kleine zorgorganisaties is melden zelden een systeemprobleem en bijna altijd een drempelprobleem. De vraag is niet of medewerkers weten dat er iets misging, maar of het de moeite waard voelt om dat op te schrijven.
Het invullen kost meer tijd dan de dienst toelaat
Een papieren MIC-formulier met twintig velden vult niemand in tussen twee zorgmomenten door. Wat aan het einde van de dienst nog niet is opgeschreven, wordt meestal helemaal niet meer opgeschreven.
Melden voelt als jezelf aangeven
Zodra een melding leidt tot een gesprek over wie het fout deed, daalt het aantal meldingen. Niet omdat er minder gebeurt, maar omdat mensen de kans op een ongemakkelijk gesprek afwegen tegen het nut van de melding.
Er komt nooit iets terug
De melding verdwijnt in een map en de melder hoort er niets meer over. Dat is de snelste manier om onderrapportage te kweken: als niemand ziet dat er iets mee gebeurt, stopt het melden vanzelf.
Overzicht ontbreekt precies wanneer je het nodig hebt
Bij een jaarverantwoording, een bestuurlijk gesprek of een vraag van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd moet iemand losse formulieren bij elkaar zoeken. Dat kost dagen en het beeld blijft onvolledig.
Kleine signalen halen de melding niet
Een bijna-val, een dubbel klaargezette medicatiedosis die op tijd werd opgemerkt, een deur die niet sluit. Precies de gebeurtenissen waarvan je het meest leert, worden het minst gemeld omdat er niets misging.
De vaste kwaliteitsfunctionaris ontbreekt
Bij twintig medewerkers is er geen afdeling kwaliteit. De taak ligt bij iemand die ook zorg verleent, en die persoon heeft een werkwijze nodig die zichzelf grotendeels draagt.
Hoe het werkt
Van melding naar verbetering in vier stappen
MIC Melding volgt de gang die een incident in de praktijk aflegt. Elke stap heeft een eigenaar en een termijn, zodat een melding nooit ergens blijft liggen.
-
Melden tijdens de dienst
De melder opent de link op de telefoon, kiest de categorie en beschrijft in eigen woorden wat er gebeurde. Naam meegeven mag, anoniem melden mag ook. Meer dan twee minuten hoeft het niet te kosten.
-
Direct beoordelen
De aandachtsfunctionaris ziet de melding binnenkomen, vult aan wat ontbreekt en zet er een inschatting bij: intern afhandelen, bespreken in het team, of onmiddellijk opschalen omdat het een calamiteit kan zijn.
-
Samen bespreken
Meldingen komen gebundeld op de agenda van het teamoverleg. Het gesprek gaat over wat de situatie mogelijk maakte, niet over wie er stond. De uitkomst leg je in dezelfde melding vast.
-
Verbeteren en terugkoppelen
Een afspraak krijgt een eigenaar en een datum. Zodra die is afgerond, gaat er een korte terugkoppeling naar de melder. Zo ziet iedereen dat melden ergens toe leidt.
In het pakket
Wat MIC Melding voor je doet
Geen module-oerwoud, maar de functies die een klein zorgteam echt gebruikt.
Anoniem melden als optie
De melder kiest per melding of de naam meegaat. Ook een anonieme melding komt volwaardig in de lijst, zodat gevoelige situaties niet buiten beeld blijven.
Meldroutes per situatie
Een medicatiemelding gaat naar een andere persoon dan een melding over agressie. Je legt per categorie vast wie meekijkt, wie beslist en wie geïnformeerd wordt.
Teambespreking met agenda
Selecteer de meldingen voor het volgende overleg en print of deel een overzicht. Tijdens de bespreking noteer je de conclusie en de afspraak meteen bij de juiste melding.
Verbeteracties met eigenaar
Elke afspraak krijgt een naam en een datum en blijft zichtbaar tot hij is afgerond. Open acties staan bovenaan, zodat het niet aan het geheugen van één persoon hangt.
Trends en jaaroverzicht
Zie per categorie, locatie en periode hoe het beeld zich ontwikkelt. Het overzicht is gemaakt om te gebruiken in je jaarlijkse verantwoording en in het gesprek met je bestuur.
Signaal bij mogelijke calamiteit
Kruis je aan dat het incident ernstig kan zijn, dan zet MIC Melding de klok en de checklist klaar voor de melding die binnen drie werkdagen bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd moet liggen.
Bewaartermijn en export
Stel per organisatie in hoe lang meldingen met persoonsgegevens bewaard blijven en wanneer ze overgaan in een geanonimiseerde regel. Je gegevens exporteer je op elk moment zelf.
Wat het oplevert
Merkbaar op de werkvloer, niet alleen op papier
Deze punten zijn geschreven in de taal van een zorgteam dat het er tussendoor bij doet.
- Melden kost een medewerker zo weinig tijd dat de afweging om het te doen simpel wordt.
- De aandachtsfunctionaris hoeft niet meer achter losse briefjes en appjes aan.
- Kleine signalen en bijna-incidenten komen binnen, en dat zijn juist de leerzame meldingen.
- Het teamoverleg heeft een gevulde agenda in plaats van een rondje herinneringen ophalen.
- Verbeterafspraken zijn terug te vinden, ook een half jaar later als iemand vraagt wat er is gedaan.
- Bij een vraag van bestuur, cliëntenraad of toezichthouder staat het overzicht er al.
- Nieuwe medewerkers zien binnen een week hoe hier met fouten wordt omgegaan.
- De klachtenafhandeling en de meldingen komen in hetzelfde ritme, zodat signalen elkaar versterken.
Eerlijk over wat dit is
Wat je van MIC Melding mag verwachten
Dit doet MIC Melding wel
- Meldingen vastleggen, routeren, bespreken en afronden.
- Verbeterafspraken bewaken tot ze klaar zijn.
- Overzichten leveren voor je eigen kwaliteitsgesprek.
- Je helpen de gegevens compleet te houden voor een melding aan de toezichthouder.
Dit doet MIC Melding niet
- Het is geen elektronisch cliëntdossier en vervangt je zorgdossier niet.
- Het meldt niet automatisch bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, dat blijft jouw beslissing en jouw handeling.
- Het geeft geen juridisch advies over een concrete zaak.
- Het beoordeelt geen medewerkers en produceert geen prestatiecijfers per persoon.
De regels waarop dit is gebouwd
De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) geldt sinds 1 januari 2016 en verplicht zorgaanbieders onder meer tot een klachtenregeling met een onafhankelijke klachtenfunctionaris en aansluiting bij een erkende geschilleninstantie. Een klacht handel je binnen zes weken af, met een verlenging van maximaal vier weken. Calamiteiten meld je binnen drie werkdagen bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. Sinds 1 januari 2022 kent de Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) daarnaast een meldplicht voor nieuwe zorgaanbieders en een jaarlijkse verantwoording. MIC Melding is gebouwd om die ritmes te ondersteunen, niet om ze over te nemen.
Gegevens, privacy en de AVG
Een melding over een cliënt raakt vrijwel altijd gezondheidsgegevens, en dat zijn bijzondere persoonsgegevens volgens artikel 9 AVG. De gegevens blijven binnen de Europese Unie en de AVG is leidend. Je sluit met ons een verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG, je bepaalt zelf de bewaartermijn, en de velden zijn zo ontworpen dat er niet meer wordt gevraagd dan nodig. Een datalek melden wij zo snel mogelijk aan jou, zodat je de termijn van 72 uur richting de Autoriteit Persoonsgegevens kunt halen.
Zo ziet het eruit in de praktijk
De volgende situatie is een geschetst voorbeeld en geen uitspraak van een klant. Een verzorgende merkt bij de avonddienst dat een bewoner de ochtendmedicatie nog naast het glas heeft liggen. Ze meldt het in twee minuten vanaf haar telefoon en vinkt aan dat er geen letsel is. De aandachtsfunctionaris ziet de melding dezelfde avond, vraagt de volgende ochtend na wie de ochtendronde deed en zet de melding op de agenda van het teamoverleg. Daar blijkt dat de aftekenlijst in die kamer op een andere plek hangt dan elders. De afspraak is om alle lijsten op dezelfde plek te hangen, met een eigenaar en een datum. Twee weken later is de actie afgerond en krijgt de melder een korte terugkoppeling.
Wie hierachter zit
MIC Melding is gemaakt door Jimenez Julien, die zich verdiepte in de meldplicht, de leercyclus en de privacyregels van de Nederlandse zorg voordat de eerste regel code werd geschreven. Lees op de pagina over de maker van MIC Melding wie hij is en hoe hij werkt.
Wat er na het formulier gebeurt
Je aanvraag komt rechtstreeks in de mailbox van Jimenez Julien, niet bij een verkoopafdeling. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord met een voorstel voor een demo van een half uur. Er komt geen belrondje achteraan en je gegevens gaan niet naar derden.
Tarieven
Drie pakketten, per maand opzegbaar
Prijzen per maand, exclusief 21 procent btw. Geen opstartbedrag en geen kosten per gebruiker.
Melden
24 europer maand, exclusief btw
- Onbeperkt meldingen voor één locatie
- Meldformulier op telefoon en computer
- Anoniem melden als optie
- Eigen categorieën en meldroutes
- Export van je meldingen
Leren
49 europer maand, exclusief btw
- Alles uit Melden, voor meerdere locaties
- Agenda voor de teambespreking
- Verbeteracties met eigenaar en datum
- Terugkoppeling naar de melder
- Trendoverzicht per categorie en periode
Verbeteren
89 europer maand, exclusief btw
- Alles uit Leren, voor de hele organisatie
- Jaaroverzicht voor de verantwoording
- Calamiteitensignaal met tijdlijn en checklist
- Instelbare bewaartermijn en anonimisering
- Begeleide inrichting bij de start
Meerdere locaties, een koppeling of een eigen inrichtingswens? Vraag via het formulier een offerte op maat aan.
Veelgestelde vragen
Wat teams ons het vaakst vragen
Wat is een MIC-melding precies?
MIC staat voor Melding Incidenten Cliënten. Het is een interne melding van een gebeurtenis die de zorg voor een cliënt onbedoeld heeft geraakt of bijna had geraakt, zoals een val, een medicatiefout of een agressie-incident. De melding bestaat om van te leren, niet om iemand aan te wijzen.
Vervangt MIC Melding de melding bij de IGJ?
Nee. MIC Melding is je interne meldsysteem. Een calamiteit meld je zelf binnen drie werkdagen bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. MIC Melding helpt daarbij door de melding, de bijlagen en de tijdlijn compleet te bewaren, zodat je de gegevens meteen bij de hand hebt.
Kunnen medewerkers anoniem melden?
Ja. Per melding kies je of je naam meegaat. Anoniem melden verlaagt de drempel bij gevoelige situaties, maar maakt navragen lastiger. Veel teams spreken daarom af dat anoniem melden altijd mag en dat de aandachtsfunctionaris bij twijfel een algemene vraag in het team stelt.
Hoe gaan jullie om met gezondheidsgegevens en de AVG?
Een melding over een cliënt bevat vrijwel altijd gezondheidsgegevens, en dat zijn bijzondere persoonsgegevens volgens artikel 9 AVG. MIC Melding houdt de velden zo beperkt mogelijk, bewaart de gegevens binnen de Europese Unie en werkt met een verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG.
Werkt het melden ook op een telefoon tijdens de dienst?
Ja. Het meldformulier is voor een klein scherm gemaakt en werkt in de browser, zonder installatie. De melder legt tijdens of vlak na de dienst de kern vast en de aandachtsfunctionaris vult later aan wat nog ontbreekt.
Hoe lang blijven meldingen bewaard?
Dat bepaal je zelf per organisatie. MIC Melding kent een instelbare bewaartermijn en zet meldingen daarna om in een geanonimiseerde regel voor trendanalyse, zodat je cijfers over langere tijd houdt zonder persoonsgegevens onnodig lang te bewaren.
Wat kost het en komt daar nog btw bij?
De pakketten kosten 24, 49 of 89 euro per maand, exclusief 21 procent btw. Er is geen opstartbedrag en je kunt per maand opzeggen. Voor een organisatie met meerdere locaties of een eigen inrichtingswens maken we een offerte op maat.
Hoe snel kunnen we beginnen?
Na je aanvraag plannen we een demo van een half uur. Daarna staat je omgeving klaar met je eigen locaties, categorieën en meldroutes. In de praktijk is een week ruim genoeg om de eerste melding echt in het systeem te zetten.
Uit de artikelen
Lezen over melden en leren
Drie artikelen die vaak als eerste worden opgezocht door teams die hun meldproces willen opknappen.
Achtergrond
Mag je gezondheidsgegevens van een cliënt zomaar in een incidentmelding vastleggen en bewaren?
Waarom een MIC-melding bijzondere persoonsgegevens bevat en wat artikel 9 AVG daarvan vindt.
Stappenplan
Welke stappen zet je om je team in twaalf weken open te laten melden?
Van stille onderrapportage naar open melden, week voor week uitgeschreven.
Kosten en budget
Hoeveel kost een meldsysteem voor een kleine zorgaanbieder als je alle verborgen uren meetelt?
De zichtbare en de verborgen kosten, plus een manier om je jaarbudget te bouwen.
Contact
Laat zien hoe jullie nu melden, dan laten wij zien wat er beter kan
Wat we tijdens de demo doen
We nemen een half uur en gebruiken jullie eigen situatie als voorbeeld: welke categorieën jullie melden, wie meekijkt en waar het nu vastloopt. Je ziet het meldformulier op een telefoon, de agenda voor het teamoverleg en het overzicht dat je in de verantwoording gebruikt. Geen presentatie van dertig dia's.
Liever meteen mailen
Stuur je vraag naar jimenezjulien42@gmail.com. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord van Jimenez Julien zelf.