Kosten en budget
Hoeveel kost een meldsysteem voor een kleine zorgaanbieder als je alle verborgen uren meetelt?
Een abonnement van een paar tientjes per maand is snel begroot. De echte rekening van incidentmeldingen ligt ergens anders: in de uren die niemand opschrijft, in de overstap en in de meldingen die nooit zijn gedaan. Hieronder staat hoe je die drie samenbrengt in één jaarbegroting die je aan je bestuur kunt laten zien.
Waarom de prijs van het pakket het minst interessante getal is
Vraag een kleine zorgaanbieder wat het meldsysteem kost en je krijgt het bedrag van de factuur te horen. Dat bedrag klopt, maar het beschrijft hooguit een deel van de werkelijkheid. De rest zit in werktijd, en werktijd verschijnt zelden als kostenpost in de begroting van het kwaliteitssysteem.
Bij papier is die verhouding nog schever. De licentie is nul en daarom voelt papier gratis, terwijl het ophalen, ontcijferen, overtypen en turven allemaal betaalde uren zijn. Wie beide vormen eerlijk wil afwegen, maakt die uren dus eerst zichtbaar. De inhoudelijke verschillen tussen beide werkwijzen staan uitgewerkt in de vergelijking tussen het papieren formulier en digitaal melden.
De vier kostenposten die je nodig hebt
| Post | Wat erin zit | Hoe je het meet |
|---|---|---|
| Licentie | Abonnement, eventuele extra locaties of gebruikers | Direct van de factuur, per maand en per jaar |
| Uren van het team | Melden, aanvullen, navragen, bespreken, terugkoppelen, rapporteren | Vier weken lang bijhouden, daarna omrekenen naar een jaar |
| Eenmalige inrichting | Categorieën kiezen, locaties invoeren, meldroutes afspreken, het team wegwijs maken | De uren van de eerste maand, apart geteld |
| Kosten van niet melden | Herstelwerk, extra zorg, onderzoek achteraf, hetzelfde incident dat terugkomt | Schat kwalitatief en beschrijf de gevallen, verzin er geen bedrag bij |
De eerste drie posten kun je zelf becijferen. De vierde niet, en dat is geen reden om hem weg te laten. Zet hem als aparte alinea in je begroting en beschrijf welke situaties je het afgelopen jaar hebt gehad.
De licentie: wat er op de factuur komt
Bij MIC Melding kies je uit drie pakketten. De bedragen zijn per maand en exclusief btw, er is geen opstartbedrag en je kunt per maand opzeggen. In een jaarbegroting werkt het prettiger om meteen ook het jaarbedrag en het bedrag inclusief btw op te nemen.
| Pakket | Per maand | Per jaar | Per jaar inclusief btw |
|---|---|---|---|
| Melden | 24 euro | 288 euro | 348,48 euro |
| Leren | 49 euro | 588 euro | 711,48 euro |
| Verbeteren | 89 euro | 1.068 euro | 1.292,28 euro |
Reken met het bedrag dat je werkelijk kwijt bent
Het algemene btw-tarief is 21 procent. Of dat bedrag voor jouw organisatie een echte kostenpost is, hangt ervan af of je de btw kunt verrekenen. Vraag dat na bij degene die je aangifte doet en neem daarna consequent het juiste bedrag op in de begroting, want het verschil loopt op jaarbasis in de tientjes.
Twee praktische punten die vaak vergeten worden. De facturen horen bij je administratie en die bewaar je zeven jaar. En de wettelijke betaaltermijn is standaard dertig dagen, dus plan de betaalmomenten in je liquiditeitsoverzicht in plaats van ze te laten aanwaaien.
De uren: het rekenblad dat je zelf invult
Dit is het deel waar je geen bedrag van een leverancier kunt overnemen, omdat het per organisatie sterk verschilt. Meet het daarom vier weken lang zelf. Noteer per regel hoeveel minuten het kostte, niet hoeveel het volgens jou zou moeten kosten.
- De melder: de tijd van het invullen van één melding, van openen tot verzenden.
- De aandachtsfunctionaris: aanvullen, navragen bij de melder, wegen of er meer moet gebeuren, afhandelen.
- Het team: de minuten die een melding in het teamoverleg kost, gedeeld door het aantal besproken meldingen.
- De terugkoppeling: laten weten aan de melder en de rest van het team wat er is besloten.
- De rapportage: het kwartaaloverzicht en de stukken die je jaarlijks nodig hebt voor je verantwoording.
Vermenigvuldig het totaal met je eigen interne uurtarief, dus het brutoloon plus de werkgeverslasten van de mensen die het werk doen. Sinds 1 januari 2024 kent Nederland een wettelijk minimumuurloon; dat is een bodem, geen rekenvoorbeeld, en in de zorg ligt het feitelijke uurtarief daarboven. Gebruik dus je eigen loonadministratie.
Wat je in vier weken al ziet
Bijna elke organisatie die dit meet, ontdekt hetzelfde: het invullen is niet de dure stap. De dure stappen zijn navragen wat er precies gebeurde en het achteraf bij elkaar zoeken van gegevens die al ergens stonden. Dat is goed nieuws, want juist die twee stappen kun je met een goed opgezet formulier grotendeels wegnemen.
De eenmalige kosten van de overstap
Een overstap kost tijd in de eerste weken en die tijd hoort in je begroting, apart van de doorlopende uren. Reken op vier onderdelen: het inrichten van locaties en categorieën, het afspreken van de meldroute, een korte uitleg aan het team en een evaluatie na een maand.
Wat er niet in hoort: het overtypen van oude formulieren. Begin op een startdatum, bewaar het oude archief afgesloten tot de bewaartermijn verstreken is en laat de geschiedenis met rust. Overtypen kost veel uren en levert vrijwel nooit bruikbare informatie op.
De kosten die je maakt door niet te melden
Deze post laat zich niet becijferen, maar hij is er wel. Een incident dat niet is gemeld, keert terug omdat niemand de oorzaak heeft aangepakt. Herstelwerk, extra zorg, een gesprek met familie en soms een onderzoek achteraf zijn allemaal uren die je nergens hebt begroot.
Daar komt de verantwoordingskant bij. De Wkkgz vraagt van je dat je incidenten intern registreert en er iets mee doet, en een calamiteit meld je binnen drie werkdagen bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. Als de registratie dan niet op orde is, kost het reconstrueren van een tijdlijn dagen in plaats van minuten.
Ook de privacykant heeft een prijskaartje. Een melding over een cliënt bevat gezondheidsgegevens, en dat zijn bijzondere persoonsgegevens volgens artikel 9 AVG. Wat je daarvoor moet regelen en wat het je aan werk scheelt als je het meteen goed inricht, staat in de uitleg over gezondheidsgegevens in incidentmeldingen.
Zo bouw je de jaarbegroting op
- Neem het jaarbedrag van het pakket dat past bij je aantal locaties, in de vorm waarin je de btw echt betaalt.
- Tel de gemeten uren van vier weken maal dertien, en vermenigvuldig met je interne uurtarief.
- Zet de eenmalige inrichting apart in het eerste jaar, zodat je in jaar twee een eerlijke vergelijking hebt.
- Beschrijf de post niet melden in woorden, met de voorbeelden van het afgelopen jaar erbij.
- Zet er één regel onder met wat je ervoor terugkrijgt: aantoonbare verbeteringen, een tijdlijn per melding en cijfers per categorie.
Welk pakket bij welke situatie past
Eén locatie met een klein vast team en een handvol meldingen per maand heeft aan het instappakket genoeg: melden, afhandelen, terugkoppelen. Zodra je wilt sturen op categorieën, periodes en locaties, en dus rapportages nodig hebt voor je verantwoording, wordt het middenpakket logisch.
Het uitgebreide pakket is bedoeld voor organisaties met meerdere locaties, meerdere aandachtsfunctionarissen en een verbetercyclus die echt loopt. Heb je een eigen inrichtingswens of een bijzondere structuur, dan maken we een offerte op maat in plaats van je in een pakket te duwen dat niet past.
Waar het geld niet in gaat zitten
Twee dingen die bij meldsoftware vaak wel op de rekening staan, staan hier niet op: een implementatietraject en een verplichte training. De inrichting is bewust zo klein gehouden dat een aandachtsfunctionaris hem zelf doet, en het meldformulier is zo kort dat uitleg in een teamoverleg past. Wie meer wil weten over de keuzes daarachter, vindt ze toegelicht door de maker van MIC Melding.
Een derde post die je kunt schrappen: het losse rapportagewerk. Wie op papier meldt, telt aan het eind van het kwartaal met de hand. Dat is elk kwartaal opnieuw werk dat nergens toe leidt behalve een getal.
Conclusie: begroot de uren, niet alleen de factuur
Een meldsysteem kost bij ons 24, 49 of 89 euro per maand, exclusief 21 procent btw. Dat bedrag is te overzien; de vraag is wat er in uren tegenover staat. Meet vier weken lang wat melden, aanvullen, bespreken en rapporteren jullie nu kosten, en leg die uitkomst naast het jaarbedrag. In veel kleine organisaties valt die vergelijking uit in het voordeel van een systeem dat het navraagwerk overbodig maakt.
Ga je die berekening maken, dan helpt het om eerst te zien hoe een melding bij het meldsysteem van MIC Melding door de organisatie loopt, van invullen tot afgesproken verbetering. Vraag een demo van een half uur aan via het contactformulier en zet er meteen bij hoeveel locaties en meldingen jullie hebben; je krijgt binnen twee werkdagen antwoord, met een rekenopzet die je zelf kunt invullen.
