Wetgeving en regels
Wanneer is een incident een calamiteit die je binnen drie werkdagen bij de IGJ moet melden?
Elke zorgaanbieder registreert incidenten intern, maar een klein deel daarvan moet ook naar buiten. De grens tussen een gewone MIC-melding en een calamiteit die binnen drie werkdagen bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd moet liggen, is voor kleine organisaties zelden scherp. Dit artikel zet de regels, de termijnen en de twijfelgevallen op een rij.
Twee systemen met twee verschillende doelen
Een MIC-melding is intern. Ze bestaat om je eigen zorg te verbeteren: je verzamelt wat er misging of bijna misging, je bespreekt het en je verandert iets in de werkwijze. Niemand van buiten leest die meldingen mee, en dat is precies de reden dat medewerkers er eerlijk in durven te zijn.
Een calamiteitenmelding is extern. Ze bestaat omdat de samenleving wil weten of een zorgaanbieder na een ernstige gebeurtenis zelf onderzoekt wat er is gebeurd en daar de juiste conclusies uit trekt. De inspectie beoordeelt niet in de eerste plaats de gebeurtenis, maar de manier waarop de organisatie erop reageert.
Die twee systemen zitten aan elkaar vast. Vrijwel elke calamiteit begint als een interne melding op een dienst. Hoe beter je interne registratie is, hoe eenvoudiger de stap naar buiten. Hoe je die interne basis legt, staat in de gids over veilig melden in een klein zorgteam.
Wat de Wkkgz van je vraagt
De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg geldt sinds 1 januari 2016 voor vrijwel alle zorgaanbieders, ook voor een gezinshuis, een kleine thuiszorgorganisatie of een solistisch werkende zorgverlener. De wet vraagt dat je goede zorg levert, dat je systematisch aan kwaliteit werkt en dat je incidenten intern registreert en onderzoekt.
Daarnaast kent de wet drie meldingen die verplicht naar de inspectie gaan:
- calamiteiten;
- geweld in de zorgrelatie, tussen cliënten onderling of van een zorgverlener richting een cliënt;
- het beëindigen van een overeenkomst met een zorgverlener wegens ernstig disfunctioneren.
De Wkkgz vraagt ook een klachtenregeling met een onafhankelijke klachtenfunctionaris en aansluiting bij een erkende geschilleninstantie. Sinds 1 januari 2022 geldt bovendien de Wet toetreding zorgaanbieders, met een meldplicht voor nieuwe zorgaanbieders, een vergunningplicht voor bepaalde categorieën en een jaarlijkse verantwoording.
Wanneer is het een calamiteit
Een calamiteit is een niet beoogde of onverwachte gebeurtenis die betrekking heeft op de kwaliteit van de zorg en die tot de dood van een cliënt heeft geleid of tot een ernstig schadelijk gevolg voor de cliënt. Twee elementen moeten dus samenvallen: de ernst van het gevolg en de samenhang met de zorg.
Dat tweede element wordt vaak vergeten. Een cliënt die overlijdt aan het ziekteproces waar hij al maanden aan leed, is geen calamiteit. Een cliënt die overlijdt na een val die mogelijk samenhangt met medicatie die te laat is bijgesteld, kan dat wel zijn. Ook als je het nog niet zeker weet.
Twijfel is geen reden om te wachten
Je hoeft niet eerst uit te zoeken of er echt een verband is voordat je meldt. De vraag is of er redelijkerwijs sprake kán zijn van een calamiteit. Zekerheid komt uit het onderzoek, niet uit het gesprek in de wandelgang. Bij twijfel neem je contact op met de inspectie of je meldt en trekt de melding later in overleg weer in.
De termijn van drie werkdagen
Een calamiteit meld je binnen drie werkdagen bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. Die klok begint te lopen op het moment dat je als zorgaanbieder redelijkerwijs kon vermoeden dat het om een calamiteit gaat, niet op het moment dat je onderzoek klaar is.
Voor kleine organisaties zit daar de praktische pijn. Een incident gebeurt op vrijdagavond in de nachtdienst, de aandachtsfunctionaris werkt maandag en dinsdag, en de bestuurder is een week weg. Drie werkdagen zijn dan zo voorbij. Twee maatregelen voorkomen dat:
- Spreek af dat elke melding met ernstig letsel of een overlijden binnen 24 uur bij één vaste persoon terechtkomt, ook buiten diensttijd, en leg vast wie dat is bij vakantie of ziekte.
- Zet die weging vast in het meldsysteem zelf, zodat een melding met dat kenmerk automatisch bovenaan komt te staan in plaats van tussen de gewone meldingen te verdwijnen.
Twijfelgevallen naast elkaar
| Situatie | Intern melden | Naar de inspectie |
|---|---|---|
| Val zonder letsel, cliënt staat zelf weer op | Ja | Nee |
| Val met heupfractuur en blijvende achteruitgang | Ja | Wegen als mogelijke calamiteit |
| Medicatie eenmalig te laat gegeven, geen gevolgen | Ja | Nee |
| Dubbele dosis met ziekenhuisopname tot gevolg | Ja | Wegen als mogelijke calamiteit |
| Cliënt slaat medebewoner, licht letsel | Ja | Ja, geweld in de zorgrelatie |
| Vermoeden van grensoverschrijdend gedrag door een medewerker | Ja | Ja, geweld in de zorgrelatie |
| Overlijden dat past bij het bekende ziektebeeld | Alleen als er zorgvragen zijn | Nee |
De rechterkolom is nooit een automatische conclusie. Het is een aanwijzing dat er iemand met mandaat naar moet kijken, dezelfde dag nog. Een uitgewerkt voorbeeld van zo'n weging staat in de geschetste casus over een medicatiefout op een woonzorglocatie.
Wat er na een melding aan de inspectie gebeurt
In de meeste gevallen vraagt de inspectie de zorgaanbieder om zelf onderzoek te doen en daarvan verslag uit te brengen binnen de termijn die zij stelt. Dat onderzoek gaat over de feitelijke gang van zaken, de betrokken factoren en de verbetermaatregelen die je neemt.
Wat daarbij telt is reconstrueerbaarheid. Je moet kunnen laten zien wie wat wanneer wist en deed. Een tijdlijn die je twee weken later uit het geheugen samenstelt, is zwak. Een tijdlijn die is opgebouwd uit meldingen, aanvullingen en aantekeningen met tijdstempel, is sterk.
Een intern meldsysteem is geen verplicht formulier voor de inspectie. Het is het geheugen waarmee je kunt onderbouwen dat je organisatie zelf al aan het leren was.
Klachten, geschillen en de rest van de route
Naast incidenten kent de Wkkgz de klachtenroute. Een klacht van een cliënt of naaste handel je binnen zes weken af, met een verlenging van maximaal vier weken als dat nodig is. Komen jullie er samen niet uit, dan staat de erkende geschilleninstantie open.
Klacht en incident lopen vaak door elkaar heen: dezelfde gebeurtenis kan intern een MIC-melding zijn, extern een calamiteitenmelding en tegelijk het onderwerp van een klacht van de familie. Houd de drie sporen apart in je administratie, maar zorg dat ze naar dezelfde feiten verwijzen. Tegenstrijdige verhalen tussen je klachtdossier en je incidentregistratie zijn een probleem dat je zelf hebt gemaakt.
Privacy bij externe meldingen
Een melding aan de inspectie bevat gezondheidsgegevens, en dat zijn bijzondere persoonsgegevens volgens artikel 9 AVG. Deel daarom alleen wat nodig is voor de beoordeling, verstuur bijlagen niet via een gewone e-mail zonder beveiliging en houd bij wie binnen de organisatie toegang had tot het dossier.
Gaat er onderweg iets mis, bijvoorbeeld een verkeerd geadresseerde bijlage met cliëntgegevens, dan is dat een datalek. Dat meld je binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert. Elk datalek registreer je hoe dan ook intern. De achtergrond daarvan staat in het artikel over gezondheidsgegevens in incidentmeldingen en de AVG.
De keuzes achter deze uitleg en de manier waarop de regels in de software zijn verwerkt, licht de maker van MIC Melding toe op zijn eigen pagina.
Conclusie: zorg dat de weging altijd plaatsvindt
De fout die kleine zorgaanbieders het vaakst maken is niet dat ze verkeerd wegen, maar dat er helemaal niet wordt gewogen. Een ernstige melding blijft liggen tussen de gewone meldingen, en pas als de familie vragen stelt komt de vraag op tafel of dit naar de inspectie had gemoeten.
In de meldmodule van MIC Melding krijgt elke melding met ernstig letsel of een overlijden meteen een markering, gaat er een signaal naar de vaste beoordelaar en loopt er een tijdlijn mee die je bij een externe melding zo kunt meesturen. Wil je bekijken hoe die route voor jouw organisatie zou lopen, laat het dan weten via het contactformulier. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord en we lopen samen je huidige meldroute door.
