Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke voor deze website is MLJ, société par actions simplifiée unipersonnelle, ingeschreven onder SIREN 934 769 837, met btw-identificatienummer FR44934769837. De volledige bedrijfsgegevens staan in het colofon. Je bereikt ons voor alle privacyvragen via jimenezjulien42@gmail.com.

Wij verwerken persoonsgegevens volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), die sinds 25 mei 2018 van toepassing is, en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG. Toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens.

Het onderscheid tussen deze website en de toepassing

Dat onderscheid is bij dit product belangrijk, want de gegevens verschillen sterk.

1. Deze website is een vitrine. Je kunt hier lezen, en je kunt een demo of een offerte aanvragen. Alleen wat je in het formulier typt, komt bij ons binnen. Voor die verwerking is MLJ verwerkingsverantwoordelijke.
2. De toepassing MIC Melding is de omgeving waarin een zorgorganisatie incidenten meldt en bespreekt. Daarin staan gegevens over cliënten en medewerkers. Jouw organisatie bepaalt daar doel en middelen en is dus verwerkingsverantwoordelijke; MLJ verwerkt die gegevens uitsluitend in opdracht en is verwerker.

Welke gegevens deze website verwerkt

Wat je beter niet in het formulier zet

Dit is de belangrijkste regel op deze pagina. Beschrijf in het contactformulier je situatie in algemene termen: het soort zorg dat je levert, het aantal locaties, waar het meldproces nu vastloopt. Zet er geen naam, geboortedatum, dossiernummer of gezondheidsgegeven van een cliënt in, en beschrijf geen concreet incident dat tot een persoon herleidbaar is.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens volgens artikel 9 AVG en horen thuis in je eigen zorgomgeving, niet in een verkoopgesprek. Ontvangen wij toch zulke gegevens, dan verwijderen wij die uit ons bericht zodra wij dat opmerken, en laten wij je weten dat wij dat hebben gedaan. Meer achtergrond staat in het artikel over gezondheidsgegevens in incidentmeldingen en de AVG.

Waarom wij die gegevens mogen verwerken

Wij verwerken je gegevens om je aanvraag te behandelen. Dat zijn de stappen die op jouw eigen verzoek voorafgaan aan een mogelijke overeenkomst, en daarnaast ons gerechtvaardigde belang om vragen over onze dienst te kunnen beantwoorden en om ons formulier tegen misbruik te beschermen. Je bent nergens toe verplicht: vul je het formulier niet in, dan verwerken wij niets van je.

Wij gebruiken je gegevens niet om je ongevraagd commerciële berichten te sturen, wij verkopen ze niet en wij zetten ze niet in voor profilering of geautomatiseerde besluitvorming.

Hoe lang wij bewaren

• Aanvragen die niet tot een samenwerking leiden, bewaren wij tot 24 maanden na het laatste contact. Daarna verwijderen wij het bericht.
• Word je klant, dan bewaren wij de correspondentie zolang de overeenkomst loopt en daarna nog twee jaar, zodat wij vragen over de afgelopen periode kunnen beantwoorden.
• Facturen en de bijbehorende administratie vallen onder de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.
• Vraag je eerder om verwijdering, dan doen wij dat, behalve voor de gegevens die wij wettelijk moeten bewaren.

Wie je gegevens nog meer ziet

Zo min mogelijk partijen. De aanvraag komt in de mailbox van Jimenez Julien terecht en wordt door hem persoonlijk behandeld. Daarnaast zijn er twee verwerkers betrokken:

• Netlify, Inc. host deze website en verwerkt de formulierinzendingen. Netlify handelt daarbij uitsluitend in onze opdracht.
• De aanbieder van onze e-mail verwerkt het bericht dat naar aanleiding van je aanvraag in de mailbox belandt.

Wij geven je gegevens verder niet aan derden, tenzij een wettelijk voorschrift ons daartoe verplicht.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

De gegevens in de toepassing MIC Melding blijven binnen de Europese Unie. Voor de hosting van deze website werken wij met een aanbieder die ook buiten de Europese Economische Ruimte gegevens kan verwerken. Voor die doorgifte gelden de waarborgen die de AVG voorschrijft, waaronder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wij beperken bovendien wat er via deze website wordt verzonden tot het contactformulier.

Beveiliging en datalekken

Deze website is uitsluitend via een beveiligde verbinding bereikbaar. Toegang tot de inzendingen is beperkt tot de directeur van de publicatie. Binnen de toepassing MIC Melding werken wij met persoonsgebonden accounts, een rollenstructuur en logging van wie welke melding heeft ingezien.

Ontstaat er toch een datalek met een risico voor betrokkenen, dan melden wij dat binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Alle datalekken registreren wij intern, ook de lekken die niet gemeld hoeven te worden. Ben je klant en raakt een lek jouw organisatie, dan informeren wij je zonder onnodige vertraging, zodat je zelf je verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke kunt nakomen.

Wat wij als verwerker met je afspreken

Voor het gebruik van de toepassing sluiten wij een verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG. Daarin staan onder meer de instructiebevoegdheid van jouw organisatie, de beveiligingsmaatregelen, de omgang met subverwerkers, de meldtermijn bij een incident en wat er bij het einde van de overeenkomst met de gegevens gebeurt.

Jouw organisatie houdt zelf een verwerkingsregister bij op grond van artikel 30 AVG; de uitzondering voor kleine organisaties gaat bij zorggegevens vrijwel nooit op, omdat de verwerking niet incidenteel is en bijzondere persoonsgegevens betreft. Wij leveren de gegevens aan die je voor dat register en voor een eventuele gegevensbeschermingseffectbeoordeling op grond van artikel 35 AVG nodig hebt.

Let op het verschil tussen de bewaartermijn van een MIC-melding en die van het zorgdossier. Voor medische dossiers geldt onder de Wgbo een bewaartermijn van 20 jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging. Een interne incidentmelding is iets anders dan het dossier; welke termijn je daarvoor kiest, leg je vast in je eigen beleid en stel je in binnen de toepassing.

Je rechten

Je hebt het recht op inzage in je gegevens, op rectificatie, op wissing, op beperking van de verwerking, op dataportabiliteit en op bezwaar tegen de verwerking. Stuur je verzoek naar jimenezjulien42@gmail.com. Wij reageren binnen een maand; is je verzoek complex, dan kunnen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen en laten wij je dat binnen de eerste maand weten.

Gaat je verzoek over gegevens die in de toepassing MIC Melding staan, dan verwijzen wij je door naar de zorgorganisatie die daar verwerkingsverantwoordelijke is. Wij ondersteunen die organisatie bij het beantwoorden van jouw verzoek, maar wij beslissen er niet zelf over.

Klacht indienen

Ben je het oneens met de manier waarop wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat recht staat los van je mogelijkheid om naar de rechter te stappen.

Wijzigingen

Verandert de dienst of de regelgeving, dan passen wij deze verklaring aan. De datum bovenaan deze pagina laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Ben je klant en verandert er iets wezenlijks, dan melden wij dat per e-mail. De cookies die deze website gebruikt, staan apart beschreven in het cookiebeleid.